Электронный путевой лист: как применять, законодательство, особенности

В период с 2021 по 2024 гг. планируется реализация нескольких дополнительных пилотных программ по запуску сервисов для организации и обеспечения безбумажных перевозок. После реализации пилотных проектов путевые листы в электронном виде станут обязательными для оформления перевозчиками на всей территории Российской Федерации.

Инициатор проекта – Министерство транспорта. Одним из направлений новшества является внедрение практики оцифровки транспортной документации, в частности, путевых листов. Согласно прогнозу инициаторов нововведения, что важно отметить, это снимет с транспортных компаний часть нагрузки, которая связана с организацией и обеспечение оборота документов. Также ведение электронных путевых листов, согласно мнению экспертов, обеспечит перевозчикам возможность экономии средств.

Что такое электронный путевой лист

Это аналог традиционной версии путевых листов, но в цифровом виде.

Если верить официальным источникам, можно утверждать, что официально электронные путевые листы станут обязательными для оформления перевозчиками с середины следующего (2022) года. Тогда Минтранс прогнозирует завершение работ над инфраструктурой и сопутствующими нормативно-правовыми актами.

Уже сегодня заполнять путевой лист в электронном виде может любой перевозчик, работающий с «1С: Предприятие 8».

С какими именно программными средами можно интегрировать электронной документооборот для выписки и заполнения путевых листов

Программ несколько (в рамках «1С: Предприятие 8»):

• «TMS Логистика. Управление перевозками»;
• «Управления автотранспортом ПРОФ»;
• «Транспортная логистика, экспедирование и управления автотранспортом КОРП»;
• «Центр спутникового мониторинга ГЛОНАСС/GPS».

Сведения, обрабатываемые системой

Перечень данных включает:

• пробег;
• стоянки;
• длительность работы двигателя того или иного транспортного средства;
• расход горюче-смазочных материалов (ГСМ).

Данная информация будет использования для списания топлива, начисления взносов на компенсацию износа основных средств. Также с опорой на эти данные любой водитель сможет планировать собственную заработную плату: на основании пробега, стоянок, длительности работы двигателя и расхода ГСМ будет осуществляться расчет.

Для актуализации и обеспечения высокой точности всех данных в путевых листах необходим предрейсовый осмотр транспорта. В планах правительства внедрение в практику пассажирских и грузовых перевозок системы мониторинга, обеспечивающей контроль за исполнением требований в части предрейсового осмотра во избежание нарушений.

Законодательство

С 1 января 2022 года вступят в силу поправки в действующие законы, согласно которым электронные перевозочные документы получат право использовать все участники процессов, связанных с перевозками (№336-ФЗ от 02.07.2021). Есть нюанс: полностью указанный нормативно-правовой акт вступит в силу в начале 2022 года. Сейчас не являются действительными п. 1,3, 6 ст. 1, ст. 2.

Планируемый срок перевода перевозчиков на электронные путевые листы – вплоть до 2023 года. На «мягкое» внедрение практики в деятельность перевозчиков будет предоставлен срок в полтора года. С 2024 года, согласно планам инициаторов, путевые листы и накладные в электронном виде будут «работать как единый механизм».

Электронные путевые листы: как это работает

Суть в следующем:

• В используемом перевозчиком программном обеспечении будут выписываться путевые листы. В них потребуется указывать сведения по транспорту, водителям, остаткам ГСМ, пробегу и не только.
• Трекеры и специальные датчики будут отвечать за отслеживание и измерение необходимых для формирования листов показателей.
• Все регистрируемые данные будут транслироваться в среду «1С».
• Формирование листов будет автоматическим

Важный момент касается журналов путевых листов.

О планах Минтранса и надзорных инстанций в отношении этих журналов есть точные данные: с начала 2022 года для перевозчиков начнет действовать новое право. Они смогут сделать выбор: оформлять и вести электронный журнал путевых листов или же «по старинке».

В любом случае каждый путевой лист в журнале нужно хранить не менее, чем 5 лет с даты оформления. Это важно понимать, потому как в случае неожиданной проверки со стороны надзорных органов можно попасть в неприятности и столкнуться со штрафом.

Так, можно говорить, что в скором времени перевозчики столкнутся с тем, что электронный учет путевых листов, как и их ведение в цифровом формате как взаимосвязанные процессы станут обязанностью. Где и как это делать (учитывать и вести листы), уже было упомянуто. Подойдут инструменты среды «1С: Предприятие 8».

Подводя итог, еще раз стоит подчеркнуть, что электронные путевые листы будут внедрены с 2021 по 2024 год. Перевозчикам пора начинать готовиться к нововведениям.

Электронные путевые листы и автоматизированные предрейсовые медосмотры

Электронные путевые листы будут полностью внедрены с 2021 по 2024 год. При этом телемедицина станет одним из наиболее удобных вариантов организации предрейсовых медицинских осмотров для транспортных компаний.

Автоматизированная система предрейсовых медосмотров позволяет:

• оперативно оценивать фактическое состояние водителя;
• принимать решение о готовности или неготовности водителя к рейсу;
• вносить соответствующие данные в электронные путевые листы.

Плюс решения – отсутствие необходимости содержать в штате медицинского работника. Телемедицина предполагает не только реализацию стандартных медицинских мероприятий, но и тестирование на алкогольное опьянение. Все данные из системы проверяет дежурный врач. При наличии подозрений на негодность он организует дополнительный личный осмотр.